ويژگی‌های قابل سنجش يك تشكّل مطلوب

بر اين اساس براي ارزيابي عملكرد يك تشكّل فرهنگي لازم است كه همواره، كنترل و سنجش كيفي موارد هفت‌گانه ذكر شده در گروه به شكل متناوب صورت بپذيرد و در واقع قبل از برنامه‌ريزي در گروه ، پيش نيازهاي ضروري پرداختن به فعالیت گروهي به دقت مدنظر قرار گيرد.

همچنين بررسي‌ها نشان مي‌دهد كه هفت پيش نياز اساسي موفقيت در فعاليت‌هاي جمعي(كار فرهنگي در تشكّل‌ها) عبارتند از:

- تدوين اهداف گروه قبل از برنامه‌ريزي

- واگذاري مسئوليت‌ها به افراد براي نيل به مقصود

- تنظيم روابط صحيح درون گروهي

- انعطاف‌پذيري در مديريت

- بهينه سازي عملكرد فردي و جمعي اعضاي گروه

- توجه به عوامل انگيزشي لازم در ترغيب افراد به انجام هر چه بهتر مسئوليت‌ها‌ي محوله به آنان

- ايجاد روحيه كار تيمي در گروه

نكته حايز اهميت ديگر در اين باره آن است كه بدانيم براي ارزيابي عملكرد تشكّل‌هاي فرهنگي، مي‌توان از فرم‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌هاي ارزشيابي ويژه‌اي كه براي اين كار طراحي‌شده است استفاده كرد فرم‌هايي كه مطابق آن ، تشكّل موفق، تشكّلي به شمار مي‌آيد كه در آن كليه اعضاء بتوانند اهداف تشكّل را بخوبي توصيف نمايند، استراتژي رسيدن به هدف، براي كل گروه روشن و مشخص باشد و هر عضو مسئوليت خود را در گروه براي رسیدن به مقصودبه بهترين وجه ممكن انجام دهد.

البته در اين زمينه بايد توجه داشت كه در طراحي فرم ارزشيابي عملكرد تشكّل‌ها بايد پرسش‌هاي خاصي مدنظر قرار گيرد تا براساس آن مشخص شود كه اعضاء گروه، قدرت كافي را براي انجام امور محوله دارند و مي‌توانند به راحتي از تجربه ساير اعضاء، در مسير ايفاي نقش شان استفاده نمايند.

همچنین در این باره، ‌دانستن این نکته لازم است که به منظور ارزشيابي ميزان تعاملات مثبت درون گروهي در تشكّل‌ها، بررسي موارد متعددي ضرورت دارد، مواردي از قبیل ميزان احترام به عقايد ديگران در گروه، درك و پذيرش آراء و نظريات ساير اعضاء و ارايه فرصت كافي به افراد جهت بيان نقطه نظراتشان بدون هيچ محدوديت خاصي.
علاوه بر این در راستای سنجش و ارزشيابي ميزان انعطاف‌پذيري مديريت گروه نيز كه يكي از شاخصه‌هاي موفقيت تشكّل‌ها به شمار مي‌آيد ابتدا بايد مشخص شود كه در مجموع تصميم‌گيري‌ها و سياست‌گزاري‌هاي گروه، به چه ميزان قابليت تغييرات و تحولات بعدي را دارد و آيا اصولاً مي‌توان در مواقع ضروري و لازم، قالب و شكل طرح و برنامه های تشكّل را، متناسب با شرايط موجود تغيير داد؟

در خاتمه این مبحث، لازم به ذكر است که ساير پارامترهايي دیگری كه نشانه موفقيت يك تشكّل در برنامه‌ريزي‌هاي فرهنگي به شمار مي‌آيند عبارتند از:

- وجود فرايند قوي حل مشكلات در گروه

- احترام متقابل اعضاء به يكديگر و مورد تشويق و تمجيد قرار گرفتن هر عضو پس از انجام مسئوليتش توسط ديگران

- وجود حس به هم پيوستگي قوي بين اعضاي گروه و دارا بودن روحيه كار تيمي

- احساس رضايت اعضاء از عضويت در گروه

لوازم دستیابی به اهداف تشکیلات

هر تشکیلاتی برای رسیدن به اهداف خود، به دو عنصر «انسان» و «برنامه» نیاز دارد. تشکیلاتی که علاوه بر اهداف برون سازمانی، دارای اهداف درونی بوده و قصد ارائه خدماتی به اعضای خود را دارد یا اصالتاً برای تأمین نیروهای خود تأسیس شده است ما از این پس این تشکیلات را تشکیلات فرهنگی می خوانیم،

در مورد عنصر اول (انسان) با مسائل زیر روبروست:

شناسایی - جذب -  تثبیت - دفع -  سازماندهی و به کارگیری - رشد

در مورد عنصر دوم (برنامه) نیز، این مسائل پیش روی تشکیلات است:

هدفگذاری - برنامه ریزی - اجرا - ارزیابی – اصلاح

عناوین فوق دارای تداخل نیز هستند. مثلاً گاهی به کارگیری یک نیرو در راستای یک هدف بیرونی، خود موجب رشد درونی نیرو است. یا گاهی نیروی درون تشکیلات برای ارتقای خود مجدداً مورد شناسایی‌های جدیدی قرار می‌گیرد که با شناسایی او در بدو ورود متفاوت است. در برنامه‌ریزی و اجرای آن هم، گاه نفس برنامه‌ریزی موجب رشد نیروهاست و از این جهت خود برنامه‌ریزی امری اجرایی و هدفمند و محتاج برنامه خواهد بود. اصلاح کار بر اساس ارزیابی‌ها، گاه مستقل و به حالت جبرانی است و گاه چیزی نیست جز شیوه جدید برنامه‌ریزی و نظارت در اجرای گام‌های آینده.

هر کدام از این عناوین بحث های مستقل و مفصلی می‌خواهند. اما از آن جا که ما به بحث تشکیلات فرهنگی (تشکیلاتی که نیرویش، مخاطبش نیز هست) توجه داریم نه تشکیلات صرفاً برونگرا، باید دو مبحث اساسی     «برنامه ریزی فرهنگی» و «رشد نیرو» را در کنار هم و در اولویت نسبت به سایر نکات تشکیلاتی مطرح کنیم. یعنی پرسش اساسی ای که در این مرحله باید پاسخ داده شود و بعد به سراغ نکات و حواشی دیگر برویم، این است:
برنامه ریزی فرهنگی در یک تشکیلات فرهنگی بر کدام اساس ها بنا می‌شود و می خواهد نیروها و عموم مخاطبان خود را چگونه و در چه محورهایی رشد دهد .[1]