مهارت های تشکیلاتی 1

1. نیاز سنجی

شاید یکی از بنیادی ترین مباحثی که هرگروهی می بایست به آن پاسخ دهد، نیازی است که احساس کرده و به خاطر آن وارد عمل شده است.
در اصل، نیاز سنجی و پاسخ به این سوال که چه نیازی هست که ما چنین کاری را انجام دهیم، می تواند پاسخ اصلی برای علت حیات و ماهیت حلقه باشد.
به تعبیر دیگر نیازسنجی علت وجودی مجموعه را تبیین و مشخص می کند و در ادامه حرکت در هر دوره ای می تواند مورد بازبینی و پرسش مجدد قرار گیرد که هم از انحراف و فاصله گرفتن از هدف اصلی جلوگیری کند و هم در صورت نیاز به تغییرات بنیادین بواسطه تغییرات پاسخ متناسب با شرایط جدید به این سوال داده شود.

2. اولویت بندی
پس از تعیین و تبیین نیازهای موجود، آنچه که می بایست مورد توجه قرار گیرد و به آن پرداخته شود تعیین اولویت های عملیاتی است. ممکن است که در نیاز سنجی اولیه 20 نیاز برای پاسخگویی احصاء شود، اما معمولا با توجه به محدویت های کمی و کیفی (اعم از بودجه، نیرو متخصص، زیرساخت های متناسب و...)
امکان پرداختن و پاسخگویی به تمام این نیازها نباشد. پس ما می بایست با توجه به امکانات و توانایی ها و اثر گذاری بالاتر دست به اولویت سنجی بزنیم.
به صورت عمومی می توان پیشنهاد کرد که طیفی 4 گانه را برای اولویت سنجی در نظر گرفت.

1. فوری با اهمیت بالا
2. ضروری
3. کم اهمیت
4. خارج از دسترس

در این طیف نیازهایی که ذیل دسته اول (فوری با اهمیت بالا) طبقه بندی می شود. نیازهایی هستند که به پایه ها و ارکان حیاتی گروه مربوط می شوند.
دسته دوم (نیازهای ضروری) این دسته از نیاز ها در عین اینکه بسیار مهم هستند ولی دارای فشار و اهمیت زمانی خاصی نیست که با گذشت آن ماهیت مجموعه به خطر افتد.
موضوعات کم اهمیت، نیاز هایی هستند که به طور کلی از اولویت ها کنار گذاشته نمی شوند بلکه در صورتی به آنها پرداخته می شود که اولویت های بالاتر انجام شده اند.
نیاز های خارج از دسترس هم به طورکلی دوسته اند:

1. نیازهایی که در عین حیاتی و مهم بودند به خاطر سنگین بودن یا تخصصی بودن از دسترس عملیاتی ما به دور هستند.
2. نیازهایی که اصلا مهم و قابل بررسی برای ما نیستند.

پس جمع بندی در این بحث بدین ترتیب می شود که در گام اول می بایست نیازسنجی کرد و در گام بعدی اولیت بندی متناسب با توانایی ها و امکانات مجموعه را انجام داد.