مهارت های تشکیلاتی 6

معماری ساختاری و یا به تعبیر دیگر طراحی چارت سازمانی یکی از ضروری ترین کارهای هر تشکیلات و مجموعه است، بدین ترتیب  که با مشخص شدن ساختار جایگاه افراد، حدود و ثغور کارها و شرح وظایف و نحوه تعامل با دیگران بهتر و دقیق تر مشخص می شود.

یکی از مهمترین نکاتی که در طراحی چارت سازمانی می بایست توجه شود این است که الگوی دقیق و جامعی برای این مساله وجود ندارد، این نیاز و مسائل مجموعه است که بواسطه ی آنها چارت مرتبط طراحی و تدوین می شود.

به عنوان مثال شاید در یک مجموعه شما هیچ گاه نیازی به نیروی معاونت فضای مجازی نداشته باشید، یعنی به طور کلی خروجی های که از گروه تولید می شوند قابلیت ارائه بر روی فضای سایبر را ندارند و یا اینکه شما کمیته گزینش لازم ندارید زیرا نحوه ورودی نیرو به سیستم شما مشخص و محدود شده است.

پس ابتدا باید توجه داشت که ساختار را متناسب با نیاز ها و اهداف طراحی کنیم، اما با توجه به پایه ای بودن بعضی موارد میتوان نمونه ساختارهایی را به عنوان ساختارهای پایه معرفی کرد که با اندکی تغییر و بومی سازی برای حلقه های صالحین و مجموعه های مشابه کارآمد باشد.

1. شورای سیاستگذاری و هدف گذاری
          i. وظیفه اصلی این شوار که متشکل از سرگروه، معاون اجرایی و معاون برنامه ریزی و استاید مشاور حلقه صالحین است، توجه به دور نما و افق پیش روی مجموعه می باشد و همچنین می بایست هدف گذاری با توجه به اصول و مرامنامه ی مجموعه توسط این شورا صورت گیرد.

2. سرگروه
          i. هدایت و راهبری مجموعه، توجه به محیطی که مجموعه در آن فعالیت میکند، ایجاد یک محیط آرام برای پیشرفت و تعالی مجموعه مهمترین وظایفی است که بر روی دوش سرگروه وجود دارد. توجه به اعضاء مجموعه، تقسیم وظایف متناسب با توانایی ها و استعدادها یکی از مهمترین کارهایی است که باید توسط سرگروه صورت پذیرد.

3. معاون محتوایی و برنامه ریزی
          i. هر کاری بدون برنامه ریزی و طراحی دقیق منجر به شکست و یا بازدهی کم خواهد شد، مسئول محتوایی می بایست با هماهنگی با سه کارگروهی که تشکیل می دهد برنامه ریزی متناسب با رشد مجموعه را فراهم کند.
                    1. کارگروه تحصیل
                              i. بحث علمی نبض و ضربان حیاتی مجموعه می باشد، این کارگروه با توجه به شرایط تحصیلی اعضاء می بایست برنامه ریزی و کنترل دقیقی بر روی فرآیندهای آموزش نیرو ها داشته باشد. و در صورت نیاز اقدام به برگزاری دوره ها و کلاسهای دانش افزایی کند.
                    2. کارگروه تهذیب
                              i. هرگونه پیشرفت و ترقی بدون توجه به اخلاق و مباحث تربیتی بی معنی و بی فایده است وظیفه اصلی این کارگروه ایجاد یک بستر اخلاقی برای آشنایی هرچه بیشتر نیروها با مفاهیم و نکات اخلاقی است(انتشار یک نشریه داخلی، برگزاری جلسات مذهبی و اخلاقی میتواند نمونه های خوبی باشند.)
                    3. کارگروه ورزش
                              i. برنامه ریزی برای ورزش و آمادگی جسمانی اعضاء و بالا بردن توانایی اعضای حلقه صالحین در قالب کلاسهای آموزش رزمی و یا اردوهای کوهنوردی از مهمترین وظایف این کارگروه است. ورزش در عین یک تفریح سالم می تواند در افزایش هویت جمعی و روحیه کارتیمی بسیار موثر باشد.
4. معاون اجرایی و عملیاتی
          i. مهترین مسئولیتی که بر دوش این معاون است هماهنگی بین سه کمیته ارتباطات، تدارکات و ارزیابی است، با این توضیح که فردی که چنین مسئولیتی را میپذیرد می بایست از توان بالای اجرایی برخوردار باشد.
                    1. کمیته ارتباطات
                              i. برقراری رابطه با مجموعه های مشابه و موفق در حوزه های تخصصی و اعلان برنامه های گروه و رصد تحولات جاری از اهم وظایف این کمیته است.
                    2. کمیته تدارکات و پشتیبانی
                              i. شاید سنگین ترین و ثقیل ترین قسمت یک مجموعه از نظر کار اجرایی این حیطه باشد، به گونه ای که فردی که در این جایگاه قرار می گیرد باید با اشراف تمام به حوزه های دیگر بتواند نیازهای آنها را شناسایی و در پشتیبانی آنها تلاش کند.
                    3. کمیته ارزیابی
                              i. بی تردید هیچ کاری بی عیب و نقص نخواهد بود و این دقیقا ضرورت وجود کمیته ارزیابی است بدین ترتیب که قبل از اجرای برنامه های می بایست از مشکلات پیش رو اطلاع کسب کند و با تعامل با دیگر کارگروه ها آنها را درجریان قرار دهد و بعد از انجام برنامه ها هم با ارزیابی دقیق و جامع مشکلاتی که بوده را احصاء کند وآن موارد را گزارش کند تا در برنامه های آتی با چنین مشکلاتی روبرو نشویم.

البته باز لازم به ذکر است که این نمونه معماری سازمانی یک مدل اولیه ساده برای الگوگیری دیگر مجموعه ها است و هر سازمانی و یا حلقه ای می بایست پارت بومی خود را طراحی کند.